Esti pregatit pentru automatizarea proceselor de afacere in companie?

Cateva detalii despre analiza si desfasurarea acestui proces!

Cu scopul optimizarii costurilor si atingerii flexibilitatii dorite, organizatiile isi indreapta atentia spre procesele de lucru, aplicatiile si serviciile care ofera suport pentru acestea. Pentru a va asigura ca organizatia dumneavoastra se mentine in competitie si poate raspunde rapid la schimbarile care au loc in actualul mediu dinamic de business, dublat de o incertitudinea economica, trebuie sa optimizati toate aceste procese, aplicatii si servicii.

Scribsoftware prin soluțiile ERP și CRM aflate în portofoliu va pot ajuta sa realizati aceasta optimizare prin furnizarea infrastructurii ideale pentru crearea, utilizarea si administarea tuturor tipurilor de aplicatii si imbunatatirea eficientei operationale prin automatizarea proceselor. Puteti conecta si integra aceste aplicatii, pentru un flux de informatii unitar si securizat, cu clienti, parteneri si furnizori, toate acestea intr-un timp foarte scurt

Structurile eficace ale companiei sunt caracterizate printr-o referinta clara la obiectivele strategice ale acesteia si sunt in conformitate cu conceptul de management. Organizatiile care opereaza eficient se definesc prin roluri si responsabilitati clare care nu se suprapun.

WinMentor depaseste gestionarea traditionala a datelor, permitand companiei sa mentina controlul asupra diferitelor aspecte, precum relatiile cu clientii, analiza, planificarea, vanzarile, standardizarea si dezvoltarea.

Automatizarea procesului este cu atat mai binevenita, cu cat poate viza atat sarcini complicate ale tehnologiei informatiei, cum ar fi gestionarea utilizatorilor de sistem si rezolvarea problemelor de retea, cat si programe precum serviciile de marketing prin e-mail, atat de utilizata de companii in ultima vreme.

Optimizarea proceselor de afaceri presupune imbunatatirea perfomantelor organizatiei, redefinind structura proceselor de afaceri in vederea:

• Cresterii eficientei organizatiei – este o consecinta imediata a procesului de optimizare, data de eliminarea sau reproiectarea proceselor ineficiente, automatizarea sarcinilor si reducerea stresului la nivelul angajatilor, permitandu-le acestora sa fie mult mai productivi;
  
• Cresterii calitatii rezultatelor – prin reducerea posibilitatilor de aparitie a erorilor;
  
• Imbunatatirii cadrului de monitorizare a perfomantelor – prin asigurarea unui cadru transparent de desfasurare a proceselor;
  
• Eficientizarii utilizarii resurselor – prin eliminarea actiunilor redundante, generatoare de erori si costuri.
  

Procesele care nu functioneaza pot provoca numeroase probleme, asa cum sunt:

• Plangerile clientilor asupra calitatii slabe a produselor sau serviciilor;
  
• Frustrarea colegilor;
  
• Efort suplimentar pentru finalizarea procesului;
  
• Cresterea costurilor;
  
• Risipirea resurselor.
  

Analiza preliminara a proceselor de business se efectueaza intotdeauna inainte de a se semna contractul, detaliile contractului bazandu-se pe rezultatele analizei, asa cum este normal.

Pe langa reducerea gradului de risc la implementare, analiza detaliata a proceselor de business permite si configurarea realista a asteptarilor beneficiarului de la sistemul ERP. De asemenea, abordand din timp acest aspect, clientul isi va putea utiliza resursele intr-un mod eficient si economic, in timp util. Analiza include cativa pasi esentiali:

• Identificarea fluxurilor de lucru: atat modul in care functioneaza compania cu sistemul actual ( flux de activitati, documente, date), cat si ceea ce beneficiarul doreste sa obtina, pe viitor, de la noul sistem ERP.
  
• In functie de pasul anterior se poate ajunge la doua rezultate: compatibilitatea sistemului ERP cu business-ul clientului si, implicit, trecerea la pasul urmator, sau, in cazuri extreme, imposibilitatea de a colabora.
  
• Identificarea nevoilor specifice ale clientului (customizari necesare pentru desfasurarea activitatii clientului la parametrii optimi)
  
• Stabilirea cerintelor clientului in metodologia de implementare, astfel incat implementatorul sa aiba un set de specificatii bine stabilit, iar implementarea sa decurga fara probleme (depasiri de buget, intarzieri in planul de implementare din cauza schimbarilor frecvente in cerintele clientului sau utilizatorului final).
  
• In functie de numarul de utilizatori, se stabilesc key-useri; in cazul in care numarul utilizatorilor este mare, se pot stabili persoane cheie care sa beneficieze de training intensiv din partea reprezentantului furnizorului de software, iar ulterior acestia vor transmite cunostintele mai departe celorlalti utilizatori.
  

   

Ce este insa optimizarea proceselor de business si care ar fi motivele pentru care un antreprenor ar recurge la acestea?

Astfel, optimizarea proceselor de business este fara nici o rezerva, in acest secol, o actiune obligatorie pentru orice antreprenor si companie care doreste sa insemne ceva pe piata si intelege dinamica si complexitatea pietei de afaceri.

Si totusi, ce ar insemna mai precis acest concept? In termeni cat se poate de inteligibili, identificarea unor procese greoaie, neprofitabile sau nesustenabile din companie si optimizarea lor, prin diferite procese, pentru a imbunatati diferite arii ale business-ului.

Solutii pentru automatizarea fluxurilor de lucru

• Managementul conformitatii: Eficientizati managementul informatiilor controlate, accelerati trasabilitatea documentelor si imbunatatiti raportarile de audit.
  
• Servicii de evaluare a fluxurilor de lucru: Castigati o privire de ansamblu asupra proceselor de business bazate pe documente. Cu ajutorul suportului vizual dinamic, va aratam acele zone care ar avea nevoie de automatizarea sau optimizarea fluxurilor de lucru. De asemenea, va oferim o noua perspectiva asupra tendintelor in procesele de business, a costurilor cu hartia si a stocarii, precum si detalii amanuntite privind procesele.
  
• Procesarea automata a facturilor: Reduceti timpul, costurile si complexitatea actiunilor necesare pentru colectarea, trimiterea si aprobarea facturilor, de oriunde ar proveni acestea, fara a produce schimbari majore in modul in care lucrati in prezent.
  
• Managementul ciclului de viata al documentelor: Automatizati actiunile recurente, cum ar fi publicarea, distribuirea si expirarea documentelor ce tin de conformitate. Gestionati mai eficient documentele din momentul in care au fost create sau actualizate, pana cand nu mai sunt necesare sau sunt distruse.
  
• Plati: Gestionati in mediul electronic documentele si datele ce tin de procesele de plati, mai rapid si mai precis.
  
• Incasari: Digitizati procesele manuale – cum ar fi cecurile pe hartie si ordinele de plata – pentru a imbunatati vizibilitatea cash flow-ului.
  
• Integrarea noilor angajati: Monitorizati intregul proces de inductie al angajatilor si gestionati sarcinile din mai multe departamente via un singur punct care va permite sa automatizati actiunile si sa cresteti vizibilitatea.
  

Beneficiile automatizarii in companie

Iata o lista succinta de efecte pe care automatizarea le produce in  cadrul companiei:

• imbunatatirea comunicarii;
  
• minimizarea costurilor printr-o alocare mai eficienta a resurselor;
  
• reducerea volumului de hartie folosit;
  
• eliminarea erorilor manuale;
  
• optimizarea fluxurilor de lucru;
  
• stabilirea unei ierarhii clare de aprobare;
  
• mentinerea unei viteze constante a procesului de lucru, prin reducerea timpului necesar pentru a efectua sarcini repetitive.
  

Necesitatea de adaptare rapida la schimbarile conditiilor de piata nu a fost niciodata mai mare, dar adaptarea este costisitoare. Pentru a raspunde nevoilor afacerilor tinand costurile sub control, trebuie sa fiti capabili sa optimizati managementul afacerii dumneavoastra.

Scribsoftware ofera un set puternic si complet de solutii inteligente pentru managementul infrastructurii aplicatiilor ce tin de automatizarea proceselor. Aceste solutii ofera robustete si agilitate pentru a permite aplicatiilor sa se adapteze la conditiile de piata, ajutand si la scaderea costurilor. Acesta este un mod inteligent de a obtine rezultate in afaceri.

Afacerea dumneavoastra este pregatita acum pentru automatizarea proceselor de afacere?

Conectati-va sau contactati unul dintre expertii nostri pentru a vedea cum puteti face acest pas important care va poate ajuta la fluidizarea si eficientizarea proceselor in companie:

Mail: office@scribsoftware.ro
Mobil: 0729-905 555