Procesul de selecţie a unei aplicaţii este unul foarte laborios şi vizează parcurgerea unor etape care pornesc de la determinarea nevoilor specifice de business (analiza proceselor de afaceri), alegerea furnizorului soluţiei care sadisface cel mai bine aceste nevoi, stabilirea stategiei şi implementarea soluţiei alese.

Analiza proceselor de afaceri urmăreşte determinarea cerinţelor (nevoilor) specifice afacerii şi care trebuie să fie acoperite de către soluţia aleasă. Este un pas esenţial pentru reuşita întregului proces de achiziţie, deoarece această etapă se constituie ca bază de plecare pentru etapele viitoare şi ca fundament al deciziei de achiziţie. Dată fiind importanţa acestei etape, este recomandat ca în această etapă să fie implicaţi toţi utilizatori care urmează să folosească aplicaţia, pentru descrierea activităţilor desfăşurate de către aceştia   şi a eventualelor cerinţe suplimentare pe care noua aplicaţie trebuie să le acopere. De asemenea este util să se stabilească cel puţin 3 grade de relevanţă, pentru fiecare cerinţă, în funcţie de importanţa acesteia pentru afacerea d-voastră (trebuie sa existe, important , util – dar putem sa trăim şi fără ). Această clasificare este utilă pentru filtrarea avalanşei de cerinţe care poate să apară de la utilizatori implicaţi în acestă etapă de selecţie, cât şi pentru determinarea unui cost optim de achiziţie (nu există aplicaţii care să conţină toate cerinţele d-coastră de afaceri, folosind acele garde de importanţă putem determina cu exactitate care aplicaţii conţin opţiunile dorite implicit şi care  trebuiesc dezvoltate, astfel aceasta să fie cât mai aproape de cea ce căutăm. Costurile cu personalizarea aplicaţiei contribuie semnificativ la creşterea costurilor de achiziţie. O paralelă, foarte la îdemână pentru a înţelege cum funcţionează acest procedeu, am să folosesc următorul exemplu: daca doriţi să achiziţionaţi un autoturism cu dotări standard preţul este sa zicem 15.000 EUR, dar dacă doriţi sa-i adaugaţi opţiuni suplimentare, puteţi foarte uşor să dublaţi costul de achiziţie al acestuia).

Întocmirea caietului de sarcini este urmatoare etapă în procesul de achiziţie a soluţiei software şi are ca principal obiect transpunerea nevoilor constate în etapa precedentă în cerinţe pe care noua aplicaţie trebuie să le îndeplinească. Caietul de sarcini rezultat în urma analizei proceselor trebuie să asigure că cerinţele d-voastră sunt transpuse într-un limbaj înţeles de viitorul implementator. Acest caiet, după întocmirea lui, este discutat, aprobat de către d-voastră şi vă va asigura că toate cerinţele critice pentru afacere sunt cuprinse. Tot odata caietul de sarcini conţine cerinţele specifice şi detaliate pentru fiecare proces este mult mai facil să se efectueze o analiză comparativă aofertelor. Tot în cadrul acestei etape se determină şi baza de date folosită de aplicaţie, tehnologiile de comunicaţii pe care acestea trebuie să le conţină, gradul de confidenţialitate al datelor.

Primele doua etape sunt foarte importante în cadrul procesului de achiziţie a unei soluţii ERP şi este indicat ca cel puţin analiza proceselor şi întocmirea caietului de sarcini să fie realizate cu sprijinul unei companii care are experienţă în acest domeniu.

Studiul pieţei este etapa în care realizăm un studiu al pieţei de soluţii software pentru a identificarea soluţiilor care corespund cel mai bine cerinţelor d-voastră de business. Majoitatea aplicaţiilor existente pe piaţă au o structură modulară, cea ce permite determinarea cu exactitate a soluţiei şi a modulelor ce urmează să se achiziţioneze. Datorită structurii modulare a aplicaţiilor, este posibilă optimizarea costului de achiziţie, prin achiziţionarea doar a acelor modulelor care sunt necesare desfăşurarii activităţii companiei.

Selecţia soluţiei  se realizează ca urmare a trimiteri caietului de sarcini la furnizori care au soluţiile software apropiate ca şi funcţionalităţi de nevoile d-voastră de afaceri. Caietul de sarcini este analizat de către furnizor, urmând ca acesta să fie invitat să realizeze o prezentarea a soluţiei proprii în concordanţă cu cerinţele din caietul de sarcini. La finele acestei etape, atât consultantul cât şi beneficiarul trebuie să aibă o imagine clară a soluţiei care se potriveşte cel mai bine companiei în care urmează să se implementeze. În cazul în care există dubii asupra celei mai bune opţiuni, se recomandă reluarea discuţiilor cu furnizorii conşiderati cei mai interesanţi. Tot în cadrul acestei etape se determină exact şi costul cu dezvoltarea personalizărilor din aplicaţiei, astfel încât aceasta să conţină cele mai relevante opţiuni.

La finele acestei etape, când se cunoaşte aplicaţia ce urmează să se achiziţioneze, trebuie să se realizeze şi o analiză a echipamentelor şi sitemelor de calcul ce trebuiesc să fie achiziţionate, , precum şi a costurilor implicate cu achiziţia acestora pentru punerea în funcţie a soluţiei software. Acestă componentă poate să contribuie, în unele situaţi, semnificati la creşterea costului total al implemetării.

Negocierea contractului  constă în determinarea cu exactitate a tuturor costurilor implicate de achiziţia aplicaţiei (costul licenţelor aplicaţiei, costul licenţelor serverului de date, costurile cu implementarea soluţiei), a costurilor cu personalizările aplicaţiei, dar şi a costurilor ulterioare implementării aplicaţiei (costurile cu actualizările aplicaţiei, cu serviciile de suport post-implementare, costurile cu mentenanţa serverului bazei de date, alte costuri).  În cazul în care costul total se încadrează în bugetul alocat iniţial se trece la negocierea condiţiilor şi a termenelor în care se realizează implementarea după care se trece la încheierea contractului.

În mod normal sprijinul nostru în alegerea sistemului potrivit afacerii d-voastre se încheie după această fază, procesul de achiziţie fiind complet. Dar în cadru întregului ansamblu de achiziţie şi implementare, compania intră într-o nouă fază a procesului şi anume implementarea soluţiei selectate care vine cu noi provocări ce ţin de dezvoltarea personalizărilor conform specificaţiilor, instalarea echipamentelor, instalarea serverului de baze de date, aplicaţiei pe staţiile tuturor utilizatorilor, instruirea acestora, personalizarea rapoartelor, etc. Se consideră că în acestă perioadă beneficiaţi de suportul furnizorului care în mod normal are tot interesul să vă acorde tot sprijinul în implementarea soluţiei.

Totuşi în faza de implementare apar o serie de riscuri ce ţin de lipsa implicării corespunzătoare a managementului în procesul de implementare, rezistenţa utilizatorilor/organizaţiei la schimbare, alocarea necorespunzătoare a resurselor umane şi materiale, instruire inadecvată a utilizatorilor, urmărirea deficitară a proiectului de implementare de către furnizorul soluţiei, slaba sau inexistenţa comunic arii între furnizor şi beneficiar, reducerea bugetului alocat proiectului, creşterea costurilor cu proiectul. De aceea se recomandă ca, colaborarea cu consultantul în selecţia soluţiei să se realizeze până când are loc finalizarea procesului de implementare şi trecerea la servicii de suport post-implementare din parte furnizorului aplicaţiei.