În domeniul IT, noțiunea de “backup” definește operațiunea de a face o copie a datelor pe care le considerăm importante, cu scopul de a le restaura în situația pierderii/coruperii acestora. Cauzele care pot duce la pierderea de date pot fi: – echipamente defecte, – erori umane, – software cu erori (bug-uri),- viruși informatici;

Pierderea de date este o experiență comună, unele studii arătând că peste 50% din utilizatori au suferit de pe urma pierderii/coruperii de date. Stabilirea unei stategii de backup se impune ca un cerință absolut necesară în contextul în care sistemele noastre de calcul sunt conectate permanent la Internet, a dezvoltării unor viruși informatici cu abilități de infiltrare și corupere a sistemelor tot mai evoluați, a faptului că soluțiile software instalate pe sistemele din cadrul organizației sunt tot mai diverse, a fluctuației de personal .
Odată cu dezvoltarea afacerii, sursele de date pot fi tot mai diverse (e-mail, baza de date, documente, pdf-uri, pagini web) și o perimare a acestor informații poate conduce la o blocare sau cel puțin la o îngreunare temporară a activității desfășurate. Valoare informațiilor deținute în companie este foarte mare (puține companii reușesc să conștientizeze importanța informațiilor deținute), deoarece acestea se referă la datele de contact ale partenerilor de afaceri, informațiile financiar – contabile ale companiei, informății legate de clienți, concurență, salariați,etc.

Gândiți-vă o secundă, cum ar fi să nu mai puteți accesa datele financiar – contabile ale societății. NU este târziu încă, luați măsurile ce se impun, chiar acum.

Determinarea metodei optime de backup trebuie să țină cont de mai mulți factori:

• timp. Cât timp ne permitem să așteptăm până la punerea în funcțiune a sistemului în caz de incidente? Când să aibă loc operațiunea de backup, îngreunează acestă operațiune bunul mers al celorlalte funcții îndeplinite de către sistemul supus operațiunii de backup?
• tipul de backup. În cazul bazelor de date se recomandă o salvare completă, frecvența fiind stabilită de volumul de date care se operează pe respectiva bază de date într-un anumit interval de timp. În general, se recomandă realizarea unei operațiuni de backup odată pe zi (de regulă, această operațiune se programează să se realizeze în timpul nopții, de pe serverul de baze de date). Există situații când o salvare zilnică este prea frecventă sau din contră. În cazul datelor comune de pe sistemele de calcul (email, documente, aplicații software utilizate) trebuie să se aibă în vedere frecvența de modificare a documentelor, durata de reinstalare a aplicațiilor folosite, importanța funcționării sistemului în activitatea companiei. În funcție de aceste considerente, putem alege o soluție de backup pentru întreg sistemul de calcul (o imagine a sistemului de operare) care ne permite o restaurare rapidă și complet funcțională a sistemului de calcul afectat. Acestă soluție oferă o siguranță crescută în caz de incidente dar presupune costuri de exploatare ridicate, datorate soluțiilor software și hardware necesare pentru implementare. O soluție de backup selectivă, prin care se face backup doar la fișierele care se modifică cel mai frecvent, clientul de mail, alte aplicații care se utilizează în mod curent, implică costrui reduse, dar protejează doar o parte din informația de pe sistem. În cazul în care sistemul de operare este afectat, este necesară reinstalarea acestuia, a driverelor necesare funcționării sistemului, a aplicațiilor software, restaurarea datelor salvate. Dezavantajele acestei metode sunt date de timpul mare pentru repunerea în funcțiune a sistemului.
• echipamentele. Pentru determinarea echipamentelor utilizate în implementarea unei soluții de backup trebuie sa se aibă în vedere frecvența cu care se dorește să se relizeze salvarea datelor, volumul acestora, sursele de proveniență, timpul de repunere în funcțiune a sistemului defect. Astfel, se pot utiliza soluții de backup optice (CD-uri. DVD-ur), care presupun realizarea de salvări de siguranță pe un hard-disk extern, atașat sistemului de calcul. Aceste soluții se pot folosi pentru calculatoare care funcționează individual, nefiind legate în rețea. Pentru rețele de calculatoare și surse diverse de date sunt necesare soluții profesionale de backup,  care sunt formate din echipamente ce conțin hard-disk-uri și soluții software dedicate procesului de salvare de date. Soluțiile profesionale de backup oferite sunt relativ scumpe, dar în ultima perioadă unii producători au început să ofere diverse soluții care sunt accesibile și companiilor mici și mijlocii care vor să implementeze o soluție profesională de backup. Soluțiile de backup pe bandă magnetică rămân în continuare cele mai sigure și rezistente soluții de backup, oferind și o capacitate de stocare superioară.
• ce se salvează. Pentru reducerea costurilor cu impelementarea unei soluții de backup, este foarte importantă determinarea datelor pentru care este necesară realizarea unei copii de suguranță. Determinarea cu exactitate a documentelor importante (aici nu se au în vedere  fișiere audio, video, existente în foldere sau atașate mesajelor, kituri de aplicații și sisteme de operare) contribuie la reducerea spațiului necesar sistemului de backup, deci implicit și o reducere de costuri. Este importantă alegerea unei soluții care să permită în viitor atașarea de noi hard-disk-uri pentru creșterea capacității de stocare cu costuri minime.
• unde se salvează. Cele mai uzuale locații de salvare a datelor sunt:

– pe echipamente de backup, existente în cadrul societății.
– online. Pe soluții de backup închiriate de la furnizorii de servicii de acest tip.

O soluție optimă, de luat în calcul, atunci când se stabilește o strategie de backup, este să se facă salvări zilnice în cadrul firmei și o salvare săptămânală, utilizând o soluție de stocare online. Astfel se realizează o copie a datelor salvate, într-un alt mediu de stocare. Probabilitatea ca cele două copii de siguranță să se deterioreze simultan este foarte puțin probabilă.

Obs. Pentru salvarea bazelor de date, soluțiile software trebuie să aibă integrată o soluție de conectare la baza de date folosită de aplicațiile care rulează în compania d-voastră. Acestea fie sunt integrate în softul de bază, fie sunt oferite de către producător sub formă de plugin-uri la aplicația de bază (care poate să fie oferit gratuit sau nu).

Modalitățile de backup pot fi:

• manual – cele care sunt realizate de către utilizatori pe diverse medii de stocare (USB, CD , DVD, HDD extern);
• automate – cele care se realizează cu ajutorul unor soft-uri specializate, scripturi de backup, nefiind necesară intervenția utilizatorului pentru realizarea operațiunilor de salvare de date. Acestea sunt configurate când se implementează, ulterior adaugându-se doar surse noi de date, dacă acestea apar.

Când vorbim despre soluții de backup, trebuie să avem în vedere și centrele de date (echipamentele, dispozitivele pe care datele sunt salvate), modul de organizare a datelor și tipuri de astfel de centre de date:

• nestructurate. Presupune salvarea datelor pe dispozitive optice (CD-uri, DVD-uri), fiind modelul cel mai ieftin și ușor de implementat. Este modelul care prezintă riscul cel mai ridicat. Întreaga operațiune de salvare a datelor depinde de o persoană, în plus mediile de stocare optice sunt foarte sensibile la condițiile de depozitare și doar o simplă zgârietură sau o expunere la soare le poate deteriora .
• imagini de sistem. Este soluția prin care se realizează o operațiune de salvare a tuturor informațiilor existente pe un sistem de calcul. Prezintă un grad de siguranță ridicat (este salvată ultima versiune a sistemului) dar necesită spații ample de stocare, ceea ce conduce la un cost ridicat de implementare. Acest model este folosit, în general, de responsabilii IT din companii pentru înregistrarea unui sistem de calcul funcțional la un moment dat. O astfel de imagine este utilă la restaurarea acesteia pe alte sisteme de calcul cu o configurație asemănătoare celei de pe care s-a realizat.
• incremental. Acest sistem permite salvarea informațiilor/fișierelor care diferă de backup-ul realizat inițial. Se realizează un backup integral al informațiilor, ulterior sistemul salvând doar acele informații care s-au modificat. Acest sistem elimină posibilitatea de dublare a datelor nemodificate, depozitate în centrele de date. Sistemul optimizează spațiul ocupat de datele supuse procesului de backup.
• protecția continuă. Constă în salvarea permanetă a modificărilor survenite în fișierele/directoarele supuse procesului de backup, creându-se o copie fidelă și în timp real a documentelor monitorizate. Acest proces este asemanător cu procedura de disk mirroring, opțiune prezentă pe majoritatea plăcilor de bază.  Procedura de disk mirroring presupune două hard-disk-uri care sunt legate și sistemul scrie simultan pe ambele discuri aceeași informație. În situația în care unul se defectează, celălalt conține informația nealterată.

Medii de stocare utilizate în depozitarea datelor:

• banda magnetică. Este soluția cea mai des întâlnită în operațiunile de backup, arhivare a datelor sau depozitare a datelor. O îndelungată perioadă de tip a oferit avantajul unui cost optim/unitate de stocare, fapt ce nu mai este de actualitate, datorită costurilor tot mai scăzute a hard-disk-urilor. Rămâne soluția cea mai utilizată pentru backup, fiind și cea mai avantajoasă în continuare și fiind foarte bine cunoscută de căre specialiști.
• hard-disk-ul. Datorită reducerii constante, an de an, a costului/unitate de stocare, hard-disk-ul a ajuns să fie o soluție optimă pentru soluții de backup implementate în companiile mici și mijlocii. Diversificarea interfețelor de comunicare (USB, eSATA, SCSI, FireWire) combinată cu creșterea constantă a vitezei de acces la informație, recomandă aceste medii de stocare ca fiind un concurent serios al soluțiilor care au la bază echipamente cu bandă magnetică.
• discuri optice. Aceste medii de stocare se utilizează în principal datorită costurilor reduse pe care le implică pentru realizarea salvărilor de date. Este și o soluție optimă din punct de vedere a cunoștințelor IT pe care trebuie să le dețină persoana care utilizează acest mediu de stocare.
• discuri Solid State Storage. Acest  tip de mediu de stocare conține disk-uri cunoscute sub denumirea de USB flash drives, CompactFlash, SmartMedia, Memory Stick, Secure Digital cards. Nu sunt utilizate în soluții de backup, datorită costurilor ridicate pe care le presupun.
• soluții de backup online. Datorită raspândirii internetului și creșterii constante a vitezei de acces au fost dezvoltate și puse la dispoziția utilizatorilor soluții de backup online. Aceste soluții oferă o siguranță ridicată, deoarece serverele care stochează informația sunt localizate în centre de date care sunt construite special, având implementate sisteme de sigurnță prinvind accesul la servere, soluții antiincendii, etc. Totuși, viteza de comunicare fiind inferioară soluțiilor de backup aflate ”in house”, această opțiune de stocare a informației are o aplicabilitate limitată.