Bussiness Intelligence (BI) se constituie ca un ansamblu de unelte software și hardware care vin să sprijine procesul de management prin eficientizarea acestuia și care să ofere un suport decizional în timp real. Datorită volumului mare de date și prezentarea acestora în cele mai diverse forme (aplicații ERP, CRM, fișiere xls, etc) existente într-o companie, soluțiile de Bussiness Intelligence reunesc aceste date și le aduc într-un format accesibil, obținându-se rapoarte complete și ușor de urmărit. Un punct forte al acestui tip de aplicații este acela că ne permit să facem analize de tip „drill down” (săpăm în adâncuri). Acestea presupun că se pornește de la volume mari de informații prezentate sintetic și se coboară analiza până la cel mai de jos nivel, pentru a reuși să înțelegem anumite sincope din activitatea companiei. Acest fapt se poate realiza într-o manieră foarte ușoară (acțiuni de tipul „drag & drop”) și la o viteză mare de accesare a informației, datorită tehnolgiilor înglobate de aceste aplicații care extrag informațiile din diversele surse și le transferă într-o formă cât mai ușor de manipulat.
Avantajele unei soluții BI:
- controlul activităților și al costurilor în timp real;
- datorită obțiunilor de tipul „what if”, se pot obține foarte ușor previziuni;
- dispun de unelte integrate care permit definirea foarte facilă a unor noi rapoarte, specifice activității desfășurate și a domeniilor de analiză suspuse atenției managementului companiei;
- prezintă milioane de înregistrări într-o formă sintetică și foarte ușor de urmărit;
- vă permit să urmăriți în timp real indicatori precum: – analize financiar – contabile, evoluția soldurilor partenerilor, evoluția trezoreriei, marjele de profit, monitorizarea cheltuielilor, urmărirea evoluției stocului, monitorizare și alerte automate, urmărirea și analiza consumului de resurse;
- posibilitatea de a se extrage date din baze de date diferite și foarte mari, precum și din alte surse de date;
- prezentarea informațiilor într-o formă ușor de vizualizat și accesat (informațiile sunt prezentate sub formă grafică, care prin simple acțiuni de tipul „drag & drop” ne oferă accesul la toate detaliile și toate acestea, într-un timp foarte scurt.);
- manipularea datelor într-o formă compactă (se reduce foarte mult dimensiunea bazei de date), permițând interogări ale bazei de date cu timpi de răspuns foarte mici și reducerea semnificativă a timpului pentru accesarea rapoartelor.
O caracteristă importantă a soluțiilor de BI este faptul că rapoartele, graficele, analizele se pot publica într-o formă aceptată de orice browser și acestea pot fi accesate într-o manieră securizată, de pe orice dispozitiv care poate să acceseze o pagină web și are o conexiune activă la internet (PDA, tabletă, iPad, iTab,etc), fiind independente de sistemul de operare care rulează pe aceste dispozitive.
Pentru maximizarea profitului companiei, îmbunătățirea performanței afacerii, monitorizarea permanentă a afacerii, luarea celor mai bune decizii și în timp util la orice schimbare în mediul de afaceri, se recomandă adoptarea unei soluții ERP (Enterprise Resource Planning) împreună cu o soluție BI.
Soluțiile ERP sunt proiectate pentru a urmări fluxul de documente a unei companii, având și o componentă de raportare managerială care prezintă informații doar din sistem, fără să ofere posibilitatea conectării la alte surse de date din cadrul companiei. Soluțiile de Business Inteligence sunt singurele soluții care permit colectarea și valorificarea tuturor surselor de informații necesare fundamentării deciziilor. Deasemenea, soluțiile de BI permit trecerea de la un management bazat pe decizii luate pe baza evenimententelor trecute la un management performant, ale cărui decizii se bazează pe previziune și predicția mediului de business.